Un évènement important approche et vous devez trouver un lieu pour le célébrer. Le choix de la salle contribue à la réussite de votre évènement. Il sera inoubliable si les invités s’y sentent bien, mais cela représente un grand défi. Le choix d’une salle demande une mûre réflexion. Il ne suffit pas de louer celle d’un grand hôtel au hasard. Vous pouvez trouver une salle de haut standing à un prix plus abordable.
Choisir une salle en fonction de l’évènement
Bien qu’un hôtel soit le premier choix pour organiser un évènement, vous pouvez choisir d’autres formats. Au moment de choisir, vous devez tenir compte des détails logistiques. Pour un séminaire d’entreprise, vous avez besoin d’un projecteur et du wifi, par exemple. Ces éléments ne sont pas nécessaires pour un mariage. L’évènement requiert l’hébergement des invités ? Dans ce cas, vous avez besoin d’un hôtel réputé pour la qualité des chambres.
Par ailleurs, le standing de la salle doit également correspondre à l’évènement. Une salle pour fêter un anniversaire n’aura pas le même standing que celle pour organiser un séminaire d’entreprise. Un séminaire a besoin de la location auditorium de haut standing.
Ce choix dépend aussi des services disponibles. Plus il y a de prestations, plus cela facilite votre organisation. En effet, un évènement implique souvent la location de chaises, les services d’un traiteur, les prestations d’un décorateur. Les salles professionnelles proposent déjà ces services, ce qui réduit vos préoccupations.
Réservez en avance pour trouver les meilleurs
Organiser un évènement à des kilomètres de votre domicile ou de votre lieu de travail n’est pas pratique. Il est préférable de choisir une salle dans la même ville ou le même département.
Cependant, le choix dépend aussi du type d’environnement recherché. Vous désirez organiser un évènement près de la mer ? Dans ce cas, vous devez rechercher une salle en dehors de votre ville. Si l’endroit se trouve à des kilomètres des lieux, vous devez tenir compte des contraintes logistiques. De plus, cet éloignement géographique risque d’augmenter le budget.
Une fois que vous avez trouvé la salle qui correspond à vos besoins, vous devez réserver. Dans le cas d’un mariage, la réservation doit souvent se faire une année à l’avance. Ainsi, vous devez réserver la date au moins des mois à l’avance.
Pour un évènement qui se déroule dans un an, vous devez réaliser les recherches le plus tôt possible. Vous disposez de deux ou trois mois pour les visites et choisir le bon emplacement. Une fois le choix fait, il est recommandé de réserver immédiatement.
Les outils à votre disposition pour rechercher une salle
À moins d’être un professionnel dans l’évènementiel, trouver une salle n’est pas si évident. Vous ne savez pas par où commencer ? Pour vous aider à trouver une salle rapidement, vous disposez de plusieurs moyens.
Le premier consiste à vous rapprocher de votre commune et des localités voisines. Les mairies proposent souvent des salles à louer aux citoyens. De leur côté, les associations possèdent également un carnet d’adresses fourni. N’hésitez pas à leur demander leur avis.
Si les deux premiers moyens échouent, Internet représente un excellent allié. Il vous permet de trouver une salle sans trop d’effort. Des sites spécialisés recensent les meilleures adresses de votre ville à l’instar de Kactus, Privateaser ou Lieux atypiques. En seulement quelques clics, vous recevez plusieurs propositions. De plus, chaque lieu proposé affiche une description complète avec les photos, la capacité des salles, les prix de location.
Certains sites référencent des lieux dans le monde entier. Cela vous permet d’étendre votre recherche dans d’autres pays si c’est nécessaire. D’autres sont spécialisés dans la proposition de lieux atypiques. Entre autres, vous pouvez trouver une salle pour organiser un showroom discret.
