L’organisation d’un événement n’est pas une mince affaire et requiert de la compétence en la matière. En effet, réunir de nombreuses personnes dans un lieu, clos ou non, n’est pas sans risque. Il est indispensable de tout prévoir afin d’éviter les drames. Sécurité oblige, les organisateurs doivent respecter certaines dispositions réglementaires. Voici quelques informations sur les lois et les réglementations qui régissent l’organisation d’un événement privé.
La déclaration préfectorale
Après avoir procédé à la location villa à Cannes pour y organiser un événement privé, il faut obtenir l’autorisation de la préfecture ou de la mairie. Cette approbation concerne aussi bien l’organisation d’un concert que d’une exposition. En effet, l’autorisation préfectorale fait partie de la loi et constitue une démarche obligatoire pour toute organisation d’événements privés. La demande d’autorisation préfectorale est également une occasion pour évaluer les normes de sécurité à respecter. Elle permet pareillement d’identifier les besoins en matériel et en personnel lors de la tenue de l’événement. La première étape consiste à contacter la mairie puisqu’elle est le garant de l’ordre et de la sécurité de sa commune. Le dépôt de la demande doit se faire, au moins, trois jours francs et, au maximum, quinze jours francs avant le jour J. Toutefois, si la manifestation se passe à Paris, ce délai peut prendre deux à trois mois, notamment lorsque l’assistance d’une masse importante de personnes est prévue.
Les normes de sécurité à respecter
L’organisateur d’un événement doit porter une attention particulière à la sécurité. En cas d’accident, la responsabilité civile et pénale lui revient. Ainsi, ce dernier doit faire en sorte que les règles en vigueur, en matière de sécurité, soient respectées. Pour ce faire, il faut veiller à ce que les lieux soient accessibles et qu’il existe des sorties de secours en cas d’imprévus. De plus, il est important d’entrer en relation avec les pompiers afin de prévenir les risques d’incendies. Les installations prévues doivent être vérifiées, de façon méticuleuse, afin de s’assurer qu’elles respectent toutes les normes de sécurité. Un poste de secours doit être mis en place et tenu par un organisme agréé. Souscrire une assurance supplémentaire est indispensable afin de garantir la protection des personnes et des biens. L’organisateur peut également faire appel aux forces de l’ordre, notamment aux gendarmes et à la police, pour renforcer la sécurité des lieux.
Les autres formalités
La diffusion de la musique lors d’un événement requiert l’obtention d’une autorisation à instruire auprès de la Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM). Néanmoins, cet accord n’est pas nécessaire si la musique diffusée est tombée dans le domaine public. Toutefois, pour les animations musicales, il faut avoir l’autorisation de la mairie. Cette dernière est également obligatoire pour obtenir une licence de débit de boissons et de nourriture temporaire. Le respect de l’hygiène est fondamental. Le dépôt de la demande doit être effectué au moins quinze jours avant la tenue de l’événement.
Avant de tenir un événement privé, l’organisateur doit ainsi respecter les normes de sécurité en vigueur et obtenir l’aval de la mairie ou de la préfecture. Il doit tout mettre en œuvre pour protéger les personnes participant à l’événement et garantir leur sécurité
