3 conseils pertinents à considérer pour un accueil téléphonique de qualité

La pérennité et le développement de toute entreprise dépendent grandement de sa relation avec ses clients. Une société se doit donc d’apporter une attention particulière au service client pour satisfaire et fidéliser sa clientèle. La permanence téléphonique figure parmi les principaux contacts que la société établit avec ses clients et prospects. Pour favoriser la qualité et le bon déroulement de celle-ci, voici quelques conseils à tenir en compte dans le traitement des appels entrants.

Faire preuve de présence et de disponibilité

Il s’agit sans doute des principaux comportements à avoir pour offrir un bon accueil téléphonique. En effet, il est essentiel d’avoir un télésecrétaire ou un téléconseiller qui répond aux clients ou prospects dans les horaires annoncés par la société. Cela constitue un véritable gage de crédibilité pour l’entreprise.

Un service injoignable aux heures d’ouverture, ou un téléphone qui sonne libre, sont deux situations qui donnent une mauvaise image de la société. Par ailleurs, le conseiller se doit de faire preuve d’une grande présence et de disponibilité lorsqu’il est en conversation avec son interlocuteur. Ce dernier ne doit jamais ressentir de l’impatience, de l’agacement, etc. tout au long de l’appel.

Avoir un bon sens de l’écoute

Renseigner, orienter et conseiller sont les maîtres mots à garder à l’esprit en matière d’accueil téléphonique. Le téléconseiller ou télésecrétaire qui répond à un client ou prospect se doit tout d’abord d’avoir un bon sens de l’écoute, ceci afin de fournir le meilleur service. Dans certains cas, l’agent peut être dans l’incapacité de répondre à une question particulière.

Dans ce cas, il sera amené à noter les coordonnées de son interlocuteur et à lui indiquer qu’il sera rappelé par une personne en mesure d’apporter des réponses à ses questions. Pour ne pas se tromper dans la prise des coordonnées, le téléconseiller doit savoir écouter et reformuler les informations données par la personne au bout du fil. Il en va de la qualité et de l’efficacité de l’accueil téléphonique, et donc de la satisfaction du client ou prospect.

Savoir adopter la bonne voix au téléphone

Adopter la bonne voix au téléphone permet avant tout de donner une excellente impression à son interlocuteur. Effectivement, le téléconseiller se doit de savoir manifester sa disponibilité et son amabilité en choisissant un ton, un volume, un débit et un vocabulaire adaptés afin de mieux communiquer avec la personne au bout du fil. Dans la même mesure, il est indiqué d’adopter un ton accueillant qui laisse transparaître son sourire au téléphone. Mener la conversation en souriant permet de trouver le ton et le rythme parfaits pour répondre à son interlocuteur.

Afin de bien se faire comprendre, le conseiller se doit de bien articuler et de parler ni trop vite ni trop lentement. Toujours dans le but de bien se faire comprendre par son interlocuteur, le télésecrétaire est tenu d’utiliser des vocabulaires simples et explicites. Enfin, la personne qui se charge de l’accueil téléphonique doit essayer de se mettre à la place de la personne au bout du fil, pour lui offrir une bonne expérience de service client.