Déterminer comment déménager une entreprise sans perdre de productivité peut être un défi de taille. Cependant, avec le bon plan et les bons outils, vous pouvez déménager une entreprise sans porter atteinte à la productivité de votre société.
Vous trouverez ci-dessous des conseils et des éléments importants à prendre en compte lorsque vous déménagez une entreprise.
Créez un plan
Dès que possible, commencez à élaborer un plan afin de réduire au minimum les perturbations des activités.
Rencontrez les principaux membres de l’équipe et dressez des listes. Décrivez ce qui doit être organisé, coordonné et physiquement déplacé.
Faites un inventaire visuel
Vous pouvez commencer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l’espace et en faisant un « inventaire » visuel de tout ce qui doit être déplacé vers votre nouvel emplacement commercial.
Envisagez de remplacer l’ancien par le nouveau
Il est également important de décider stratégiquement de ce que vous ne prévoyez pas de déménager. Le déménagement est une occasion de désencombrer, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent (moins de volume à déplacer, moins de frais de déménagement).
L’achat de matériel neuf peut également faciliter la coordination d’un déménagement. Si vous pouvez vous installer à l’avance dans les nouveaux locaux, le jour du déménagement sera moins mouvementé.
Envisagez de faire don des articles que vous remplacez, afin de bénéficier d’une déduction caritative.
Consignez l’inventaire de votre déménagement dans un tableur
Dressez une liste ou une feuille de calcul de tout ce que vous prévoyez de déménager. Une liste exhaustive est essentielle.
Une fois que vous avez une idée claire de ce qui doit être déménagé, vous pouvez commencer à vous organiser pour le déménagement d’entreprise. Vous serez mieux à même de déterminer la quantité et le type de matériel d’emballage dont vous avez besoin, la taille du camion de déménagement à prévoir et la durée du déménagement lui-même.
Établissez un calendrier et un horaire de déménagement
- Établissez un calendrier et un horaire réalistes pour votre déménagement :
- De combien de temps disposez-vous avant de devoir quitter votre logement actuel ?
- Combien de temps y a-t-il entre le moment où vous pouvez accéder à votre nouvel emplacement et celui où vous devez quitter l’ancien ?
- Si vous procédez progressivement, il vous sera plus facile, à vous et à votre équipe, de vous acquitter des tâches quotidiennes liées à la gestion de l’entreprise.
- Quoi qu’il en soit, vous devez vous assurer que votre équipe et vous-même disposez de suffisamment de temps pour tout trier et emballer avant la date du déménagement.
Emballez à l’avance si vous le pouvez
Si vous avez des choses qui peuvent être stockées dans des cartons pendant un certain temps sans que vous en ayez besoin dans votre activité quotidienne, répartissez la charge de travail en emballant à l’avance. Procurez-vous les bonnes fournitures d’emballage.
Emballez correctement
Il est beaucoup plus coûteux de remplacer des objets de valeur que de les emballer correctement lorsque vous déménagez une entreprise.
Utilisez des boîtes résistantes pour les objets fragiles et lourds afin que la boîte elle-même ne soit pas écrasée ou déchirée.
Les appareils électroniques, tels que les ordinateurs, les moniteurs et les téléviseurs, doivent être emballés avec du papier bulle et placés dans des boîtes spéciales, comme les boîtes pour téléviseurs à écran plat.
Les meubles doivent être recouverts de couvertures de déménagement et emballés dans un film étirable pour éviter les chocs et la saleté.
Utilisez du ruban adhésif pour sceller tous les cartons et étiquetez le contenu des cartons.
Coordonnez votre réseau et vos systèmes de communication
Prévoyez non seulement le déménagement des équipements physiques, mais aussi le basculement de vos systèmes électroniques et de communication. Quand et comment cela se produira-t-il ? Pouvez-vous éviter ou minimiser les temps d’arrêt ?
Prévenir les clients et le public
Lorsque vous déménagez une entreprise, installez toujours une signalisation professionnelle à votre ancien emplacement afin que les clients sachent à quoi s’attendre – et où vous trouver après le déménagement. De plus, une signalisation à l’avance est un signal rassurant pour les clients qui savent que vous êtes bien organisé.
Planifiez les activités du jour du déménagement
Certaines entreprises déménagent pendant le week-end, pour éviter les perturbations le jour du déménagement. Mais si vous devez déménager un jour ouvrable normal, assurez-vous, dans la mesure du possible, que votre système téléphonique est occupé pendant les heures de bureau. Sois-vous laissez le personnel du service clientèle jusqu’à la toute fin de la journée, soit vous prenez d’autres dispositions pour assurer la couverture téléphonique.
Une planification et des fournitures adéquates sont absolument essentielles lorsque vous déménagez une entreprise.